La facturación electrónica es un documento que sustenta la venta de bienes y/o servicios para efectos tributarios y debe ser emitido, entregado, aceptado y almacenado en medios electrónicos.
Beneficios de la facturación electrónica
a) Mejora la atención al cliente ya que reduce el tiempo de emisión de facturas.
b) Ayuda a tener mayor control financiero, mejorando la calidad de la información y minimizando el tiempo de respuesta y gestión.
c) Promueve la integración de la información de las facturas con los diferentes procesos de la empresa, clientes o proveedores.
d) Contribuye a la reducción de costos al no utilizar papel ni transportar documentos físicos. Así mismo, elimina el riesgo de pérdida de información y contribuye al medio ambiente.
e) Libera tareas de gestión a los colaboradores gracias al procesamiento eficaz de archivos, consultas en línea, transacciones simplificadas, lo que asegura la trazabilidad y la seguridad de las operaciones.
¿Qué es Facturación Libre?
Es un servicio gratuito de la DIAN donde los contribuyentes pueden generar fácilmente facturas, facturas de emergencia, notas débito y crédito de manera electrónica.
La plataforma busca que las micro y pequeñas empresas puedan generar y enviar facturas electrónicas gratuitamente y mejorar la eficiencia del proceso, ya que se puede hacer a través de diversos medios informáticos como correo electrónico, un software o un servidor.
¿Cuál es la principal ventaja de Facturación Libre?
Al ser un servicio gratuito, cualquier empresa puede utilizarlo para crear fácilmente sus clientes y catálogos de productos, generar facturas, notas débito y crédito. Además, permite desde el computador o dispositivos móviles firmar digitalmente y enviar los documentos.
Hay que tener en cuenta que estas facturas cumplen con los requisitos del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y la plataforma permite el registro en el Centro de Registro de Facturas Electrónicas (REFEL), además de aceptar pagos de manera electrónica.
¿Cómo efectuar la factura electrónica en 9 pasos?
1) Selecciona y registra en caso de ser necesario el Software por medio del cual vas a facturar.
2) Ingresa a la plataforma de la DIAN en la opción de validación previa.
3) Verifica y valida tus datos.
4) Ejecuta pruebas de habilitación según tu modelo de negocio.
5) Cuando las pruebas sean exitosas, estarás habilitado para facturar electrónicamente.
6 ) Solicita una resolución electrónica.
7) Asocia los prefijos a tu software una vez obtengas los rangos de numeración.
8) Indica la fecha en que empieza a facturar electrónicamente.
9) Y listo…¡Comienza a facturar electrónicamente!
¡No esperes más!, inicia la facturación electrónica para tu empresa o negocio, y recuerda que este proceso facilita los protocolos legales de control y auditoria, ya que cuenta con una manera simple de tener a la mano tus documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
